Cara Membuat Mail Merge Label Barcode yang Bisa Di-Scan dengan Word dan Excel

Tutorial: Word 2013, 2016.
Word versi 2013 dan 2016 memiliki fitur tersembunyi untuk membuat mail merge barcode yang bisa di-scan.


Ada berbagai tipe barcode yang bisa dibuat, antara lain: EAN-8, EAN-13, CODE 128, CODE 39, QR, dan lain-lain.
Tutorial ini akan menggunakan contoh membuat mail merge label barcode EAN-13 dengan menggunakan sumber data dari Excel.
Tutorial lain tentang mail merge label bisa dibaca di sini:

• Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word
• Cara Membuat Mail Merge Label Diurutkan Memkolom

Tahap I: Membuat Data Barcode di Excel

Langkah-Langkah:

1. Siapkan data barcode di Excel. Isi kolom B adalah kode yang akan dijadikan barcode.
   Catatan: tutorial ini menggunakan contoh tipe barcode EAN-13.
   
2. Setelah selesai, simpan file Excel dan tutup dokumen Excel.

Tahap II: Membuat Label Barcode di Word

1. Buka dokumen Microsoft Word. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan pilih Labels.
   
2. Pilih Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label barcode yang digunakan. Tutorial ini menggunakan Label vendors: A-ONE dengan Product number: A-ONE 28394 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 24 label per halaman. Klik OK bila sudah selesai. Label pada dokumen akan ditempatkan di tabel.
   
3. Selanjutnya ambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas.
   1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
   2. Pilih Use Existing List. Cari lokasi dokumen dan kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
   3. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut. Semua label akan memiliki tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).
      
4. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.
   1. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Label.
   2. Ulangi hal yang sama untuk Barcode pada baris kedua.
      Tampilan label pertama akan seperti gambar berikut.
      
5. Sekarang tekan tombol ALT + F9 untuk merubah tampilan ke kode field seperti gambar berikut.
   
6. Langkah ini merupakan langkah yang paling penting. Di sini kita akan memodifikasi kode field mail merge agar bisa menampilkan gambar barcode. Ada 2 kode barcode yang bisa digunakan, yaitu: MERGEBARCODE dan DISPLAYBARCODE. Perbedaannya akan dijelaskan di akhir tutorial ini.
   Bila ingin menggunakan MERGEBARCODE:
   
   1. Highlight tulisan FIELD dan ubah menjadi BARCODE.
      
   2. Tambahkan tipe barcode EAN13.
   3. Tambahkan field switch t untuk menampilkan kode di bawah gambar barcode.
      Tip: anda bisa melihat field switch yang lain di situs Microsoft.
      
   Bila ingin menggunakan DISPLAYBARCODE:
   
   1. Beri tanda petik dua (") pada MERGEFIELD Barcode.
      
   2. Kemudian pilih MERGEFIELD Barcode termasuk tanda petik dua (") seperti contoh gambar di atas dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.
   3. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik DISPLAYBARCODE.
   4. Di bagian sebelum kurung kurawal penutup, ketik tipe barcode EAN13 dan field switch t untuk menampilkan kode di bawah gambar barcode seperti contoh berikut.
      
7. Setelah selesai pada label pertama, lanjutkan dengan menyisipkan data pada label yang lain. Caranya: pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels. Word akan mengisi data pada semua label, sesuai dengan format dan layout yang kita buat pada label pertama.
   
8. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Lihat hasilnya dengan mengklik tombol Preview Results. Tampilan barcode adalah seperti ini.
   
9. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, klik All dan OK.

Kesimpulan

Jadi kita bisa membuat label barcode cukup dengan menggunakan mail merge Word (2013 dan 2016), tanpa harus menggunakan alat khusus.
Ada 2 kode yang bisa digunakan untuk menampilkan gambar barcode pada mail merge, yaitu: MERGEBARCODE dan DISPLAYBARCODE.
Anda bisa melihat aturan penulisannya untuk berbagai tipe barcode dan format tampilannya di situs Microsoft:

• MERGEBARCODE
• DISPLAYBARCODE

Kedua kode ini sama-sama bisa menampilkan gambar barcode. Perbedaannya:

• Untuk melihat gambar barcode yang dibuat dengan MERGEBARCODE, kita harus menekan dulu tombol Preview Results. Sedangkan DISPLAYBARCODE akan langsung menampilkan gambar barcode.
• Salah satu komentar di sumber ini menyatakan bahwa gambar barcode dari kedua kode ini bisa discan. Masalah hanya muncul pada barcode tipe QR. Dimana MERGEBARCODE akan menghasilkan garis-garis putih yang kadang membuatnya tidak bisa discan. Namun, masalah ini bisa diatasi dengan menggunakan DISPLAYBARCODE.

Posted in: TIP DAN TRIK WORD